Logiciel de gestion de parc matériel : 5 raisons de s’équiper !

Les entreprises qui possèdent un parc matériel conséquent ont besoin de suivre précisément leurs biens et services (ordinateurs, téléphones, véhicules, etc.). L’objectif principal ? Optimiser l’utilisation de leur parc matériel et réduire les coûts associés.

Découvrez les 5 raisons de s’équiper d’un logiciel de gestion de parc matériel pour simplifier cette mission.

1. Optimiser l’utilisation de son parc matériel

Une centralisation de ses données dans un outil unique

Un logiciel de gestion de parc matériel permet d’importer toutes les données concernant ses équipements au sein d’un même outil. Ces informations sont essentielles à la gestion d’un parc matériel : historique des affectations aux collaborateurs, inventaire des biens et services et leurs caractéristiques, coûts du parc, etc.

Une telle solution facilite également la mise à disposition de ces données à tous les services de l’entreprise tels que :

• Le service informatique
• Les ressources humaines
• La comptabilité
• Les services généraux

Un suivi précis de son parc matériel

Connaître l’utilisation précise de son parc matériel est également un avantage considérable avec un logiciel de gestion de parc matériel. En effet, il va apporter une vision globale de l’ensemble des équipements. Le suivi des affectations du matériel aux collaborateurs sera également facilité.

Ainsi, l’entreprise va pouvoir identifier ses équipements sous-utilisés, qui nécessitent une maintenance ou encore une révision. Toutes les informations nécessaires à la gestion efficace du matériel seront disponibles rapidement et simplement dans le logiciel.

Ce suivi se fera notamment à travers la gestion d’un inventaire. Ce dernier est un outil primordial lorsqu’il s’agit d’optimiser la gestion de son parc matériel. Il permet de connaître exactement : les biens et services disponibles, l’historique des affectations aux collaborateurs ou encore leur état et bon fonctionnement.

2. Être alerté sur les évènements de ses équipements en temps réel

Le parc matériel d’une entreprise induit d’être informé des évènements impliquant ses équipements. Cela peut concerner : la maintenance du matériel, sa révision ou bien le délai de dénonciation avant tacite reconduction d’un contrat.

L’ensemble de ces échéances peuvent impacter :

• La durabilité et la qualité du matériel
• L’utilisation par les collaborateurs
• Les coûts de l’entreprise

Un logiciel de gestion de parc matériel permettra d’anticiper et d’organiser l’ensemble de ces évènements. Ainsi, les échéances importantes seront respectées et la pérennité du matériel sera optimisé.

3. Maîtriser les coûts de son parc matériel

Une solution de gestion de parc matériel centralise notamment des données liées aux coûts. C’est un outil qui accompagne les entreprises dans le suivi précis des dépenses liées aux équipements, tels que les coûts d’entretien ou encore de réparation. Cela permet notamment de :

• Comparer les coûts d’acquisition et de location des différents biens et services
• D’identifier les postes de dépenses les plus coûteux, et les moins coûteux pour pouvoir les optimiser

Un logiciel de gestion de parc matériel facilite la prise de décision dans une optique de réduction globale des coûts. Ainsi, le coût total des actifs de l’entreprise est maîtrisé.

4. Réduire les risques liés à ses équipements

La réduction des risques liés à la gestion des équipements dans une entreprise est également une mission importante. S’assurer de la conformité de son matériel est très important, d’autant plus lorsque celui-ci est attribué aux collaborateurs. En effet, un matériel défectueux peut impacter la sécurité au travail de ses salariés.

C’est pourquoi, suivre ces paramètres au sein d’un logiciel de gestion de parc matériel vous permettra de réduire ces risques et vous garantir d’être à jour avec la réglementation en vigueur.

Prenons par exemple, le risque routier au travail. Les accidents de la route sont les premières causes de mortalité au travail, ce qui en fait un enjeu majeur pour les entreprises. Gérer les maintenances et révisions de son parc automobile est alors indispensable pour diminuer ces risques. Un logiciel de gestion de parc matériel facilite l’organisation de ces rendez-vous et vous assure la mise à disposition d’un matériel sécurisé.

5. Réussir l’intégration de ses collaborateurs

L’onboarding d’un collaborateur au sein d’une entreprise est une étape clé dans le processus de recrutement. Pourtant, elle est souvent négligée et nombreuses sont celles qui ne sentent pas prêtes le jour de l’arrivée. S’équiper d’un logiciel de gestion de parc matériel permet à la fois de gagner du temps et d’être efficace. Par exemple, il vous accompagne dans la préparation de l’inventaire des équipements nécessaires à la mission du collaborateur : ordinateur, téléphone, badge d’accès, etc. Il peut également servir de canal de communication auprès des services concernés dans le cadre de l’organisation de cette arrivée.

A noter : un logiciel de gestion de parc matériel est également utile pour le départ d’un collaborateur. En effet, il permet d’assurer une bonne restitution de tous les équipements.

S’équiper d’un logiciel de gestion de parc matériel adapté

Ce dernier conseil peut paraître évident au premier abord. Néanmoins, s’équiper d’un logiciel de gestion de parc matériel n’est pas une tâche aisée. Voici quelques étapes afin de choisir l’outil le plus adapté à son entreprise :

Identifier ses besoins et ses contraintes

Déterminer les fonctionnalités qui répondent à ses problématiques actuelles et futures. Par exemple, quels sont les équipements que je souhaite suivre ? Est-ce que je souhaite gérer un inventaire plus précis ? Ai-je besoin d’une vision globale de mon parc ? Quel est le budget alloué à ce projet ?

Comparer les logiciels disponibles sur le marché

Réaliser des recherches et mettre en parallèle les différentes options proposées. Pour cela, nous recommandons de demander des démonstrations des logiciels disponibles sur le marché, tels que Fleezy. Ainsi, il sera plus simple de se projeter dans l’utilisation de l’outil et dans la relation avec le prestataire.

Évaluer la facilité d’utilisation du logiciel

Il est important que le logiciel soit facile d’utilisation pour les équipes internes liées au projet. L’interface utilisateur doit être intuitive et les fonctionnalités nécessaires facilement accessibles.

En suivant ces étapes, il sera plus simple de choisir un logiciel de gestion de parc matériel adapté. Une telle solution participera grandement à l’amélioration et l’optimisation de ses équipements.

---

Pour conclure, un logiciel de gestion de parc matériel est une solution indispensable pour les entreprises qui souhaitent :

• Gérer efficacement leurs équipements
• Réduire et optimiser les coûts associés
• S’assurer d’être conforme avec la réglementation en vigueur.

Si vous êtes une entreprise disposant d’un parc matériel important, il est donc recommandé de vous équiper d’un logiciel dédié. L’objectif ? Une gestion plus efficace et plus rentable de votre parc matériel.