Maîtriser la gestion des contrats en entreprise

Dans le cadre de son activité, une entreprise conclut de nombreux contrats, et ce, avec plusieurs parties prenantes internes et externes. Leur gestion et leur suivi sont importants pour le bon fonctionnement de la société afin d’éviter des pertes financières ou des préjudices juridiques. Alors comment maîtriser la gestion de ses contrats d’entreprise efficacement et sans risque ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans l’article ci-dessous.

La gestion des contrats : en quoi cela consiste ?  

Qu’est-ce qu’un contrat ?

Selon l’article 1101 du code civil, le contrat est défini comme étant « une convention qui créé des obligations supposant un accord de volonté entre au moins deux personnes ». Il s’agit donc d’un engagement entre deux parties, composées d’une ou plusieurs personnes.

Dans le contexte d’une entreprise, le contrat est le fondement de la relation avec ses prestataires, clients, partenaires et même ses collaborateurs. Il peut donc prendre plusieurs formes : le contrat de travail, le contrat de location ou encore le contrat de vente. On distingue également le contrat privé (conclu entre deux parties privées) et le contrat administratif (conclu par l’administration).

L’objectif de ce document est de préciser les modalités et le cadre juridique permettant sa bonne exécution. Chaque partie se voit notamment attribuer des obligations précises.

Qui gère les contrats au sein d’une entreprise ?

Le gestionnaire de contrat est l’acteur principal de cette mission. Il est en charge de superviser l’ensemble du processus, et ce, pour l’ensemble des contrats de l’organisation.

Cependant, d’autres parties prenantes peuvent également intervenir : des juristes ou avocats, le service financier, le service des achats, les services généraux ou encore les gestionnaires des différents projets. Chacun d’entre eux apporte son expertise et ses connaissances métier. Le suivi des contrats peut alors s’inscrire dans une mission plus globale qui est la gestion du parc matériel de son entreprise.  

Pourquoi une bonne gestion des contrats est importante ?

Le pilotage efficace des contrats est essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise. Sans ce suivi précis, la rentabilité et la réputation de l’organisation peuvent être impactées. Quels sont précisément les enjeux de la gestion des contrats ?

Une maîtrise des coûts 

Les contrats d’une entreprise impliquent une gestion précise des coûts. Il s’agit notamment d’anticiper les échéances (telles que les tacites reconductions), d’optimiser l’allocation des ressources ou encore de vérifier le respect des engagements financiers de chaque partie prenante. Sans cela, l’entreprise risque des pertes financières ou des litiges coûteux. 

Une optimisation des processus

Une gestion des contrats bien organisée permet d’améliorer les performances de l’entreprise, comme la réduction des délais de négociation ou encore l’optimisation des processus.

Une réduction des risques juridiques 

Il s’agit d’analyser précisément les termes et modalités de chaque contrat afin d’éviter les erreurs ou les incompréhensions qui pourraient entraîner des litiges. Selon une étude réalisée par Hyperlex et Day One, 50% des entreprises évoquent le suivi des échéances comme le risque principal en termes de gestion contractuelle.

Comment gérer et suivre efficacement ses contrats ?

Mettre en place des processus standardisés de gestion des contrats

La gestion des contrats induit de la rigueur et de l’anticipation. Il s’agit alors de mettre en place des processus au sein de l’entreprise afin que tous les collaborateurs concernés puissent suivre les mêmes étapes. Cela permet ainsi d’apporter cohérence et efficacité dans le suivi de ses contrats. Suivre des procédures bien définies minimise également les erreurs et les omissions qui pourraient entraîner des litiges ou des non-conformités.

Attribuer et répartir les responsabilités 

Pour chaque contrat, l’attribution et la répartition des responsabilités sont essentielles pour assurer une exécution efficace et conforme des engagements contractuels. L’idée étant de désigner des responsables spécifiques en fonction des contrats et de définir les rôles de chacun dans le suivi et la gestion. Cela contribue à être plus efficace, car cela permet une meilleure organisation et gestion des délais.

Communiquer régulièrement

La communication et le partage d’informations sont primordiaux lorsqu’il s’agit de piloter les contrats au sein d’une entreprise. Un lux d’information régulier permettra à l’ensemble des parties prenantes d’être informées en temps réel. Cela peut prendre la forme de réunions périodiques ou encore de canaux de communication spécifiques permettant à chacun de résoudre rapidement ses problèmes.     

Simplifiez le pilotage de vos contrats avec un logiciel de gestion

Le choix d’un outil pour gérer ses contrats d’entreprise dépend de ses besoins spécifiques, de sa taille, de sa structure et des fonctionnalités recherchées. Le suivi sous forme de feuilles de calcul Excel, est la méthode la fréquemment utilisée. Cependant, elle comporte des limites qui peuvent entraîner des erreurs coûteuses et une perte d’efficacité. C’est pourquoi, s’équiper d’un logiciel peut simplifier le pilotage de la gestion de ses contrats. Et permettre de gérer plus globalement ses biens et services à de nombreux niveaux.

💡 Conseil : comment choisir son logiciel de gestion ?

Avant de prendre une décision, il est crucial d’évaluer vos besoins spécifiques, de prendre en compte la facilité d’utilisation, l’évolutivité, l’intégration avec d’autres systèmes et bien sûr, le coût. Il peut également être utile de demander des démonstrations ou des essais gratuits pour tester la convivialité de l’outil dans un environnement réel.

Centralisation des données des contrats d’entreprise

Les logiciels offrent une centralisation de l’information bien plus avancée que les feuilles de calcul. Toutes les données contractuelles sont stockées de manière structurée et accessibles en un clic. Fini les fichiers Excel dispersés sur différents ordinateurs, facilitant ainsi la collaboration et la consultation rapide de l’ensemble des contrats.

Automatisation des tâches récurrentes

Contrairement à Excel, les logiciels automatisent de nombreuses tâches répétitives et parfois coûteuses. Ils permettent notamment de paramétrer des alertes permettant le rappel d’échéances importantes afin de réduire les risques d’erreurs humaines.

💡 Conseil : la tacite reconduction, une échéance à anticiper

Un contrat à tacite reconduction est un contrat qui se renouvelle automatiquement à sa date d’expiration. Le contrat se poursuit alors pour la même durée et dans les mêmes conditions qu’au moment de la signature.  L’une des deux parties peut s’opposer à ce renouvellement. Toutefois, nombreuses sont les entreprises à ne pas suivre ce type d’échéance dans le cadre de la gestion de leurs contrats. Cela peut alors impliquer des coûts indésirables, ou encore la mise en œuvre de termes obsolètes par rapport à l’évolution des besoins des parties. Afin d’éviter ces pièges, le suivi de ce type d’échéance peut être automatisé grâce à un logiciel.

Sécurité et contrôle d’accès dans la gestion des contrats

Des fonctionnalités de sécurité avancées permettent de contrôler l’accès aux informations sensibles. Les autorisations peuvent être définies en fonction des rôles et des responsabilités de chaque utilisateur, renforçant ainsi la confidentialité des données contractuelles.

Pour conclure, la gestion des contrats est une mission complexe, souvent négligée par les entreprises. Pourtant, une organisation efficace et une anticipation régulière, peuvent s’avérer bénéfiques tant sur le plan financier que juridique. Il est donc important de la maîtriser ! Pour simplifier sa gestion contractuelle, il est conseillé de s’équiper d’un logiciel de gestion offrant une solution centralisée, automatisée et sécurisée.